Kisah: Pemuka Pemikiran Memastikan rantai pasok makanan terus berjalan

Walaupun jarang terlihat berperan dalam proses pengolahan makanan, logistik menentukan segala sesuatu yang diterima pelanggan.

Mari simak bagaimana cara menjaga agar rantai pasok makanan terus berjalan dengan sangat baik.

Disiplin yang menjaga kualitas produk

“Logistik menuntut kedisiplinan and ketelitian,” Indahwati menekankan.

Dalam industri pengolahan makanan, kesalahan kecil dapat berdampak luas. Kekeliruan sedikit saja dapat berdampak pada produksi, penyimpanan, pengiriman, penagihan, bahkan pelanggan dan vendor/penyedia jasa. Keteledoran ini juga mengandung konsekuensi waktu, biaya, mutu, dan kepuasan pelanggan.

Catatan penerimaan yang keliru dapat mempersulit kemamputelusuran. Ketidaksesuaian stok dapat menghambat perencanaan bahan baku. Dokumentasi yang tidak lengkap dapat menunda pengiriman baik lokal maupun ekspor di pelabuhan. Apa pun yang Anda tangani, baik bahan baku maupun barang jadi, kepatuhan terhadap ketepatan waktu dan standar keamanan makanan berkaitan langsung dengan mutu produk.

“Itulah sebabnya saya sangat menekankan pentingnya struktur dalam pekerjaan,” jelas Indahwati. “Dalam industri pangan, detail melindungi kualitas produk. Karena itu, kami mendokumentasikan setiap pergerakan dengan tepat serta mematuhi Prosedur Operasional Standar (Standard Operating Procedure/SOP) dengan ketat. Kami harus membuat keputusan berdasarkan data yang akurat.”

“Kesannya, sikap saya kaku ya,” tambah Indahwati, “tetapi begitulah cara kami menyelaraskan kerja tim dan menjaga kepercayaan pelanggan.”

Perannya juga menempatkan beliau terlibat dalam pembicaraan dengan banyak pihak. Bagian Penjualan, PPIC, produksi, kualitas, pengadaan, keuangan, mitra transportasi, pembuat peraturan—semuanya terhubung melalui fungsi logistik.

“Logistik berada di pusat dari semua itu. Peran ini memberi sesuatu yang jarang dimiliki oleh fungsi lain: gambaran menyeluruh tentang bagaimana bisnis berjalan. Perspektif itulah yang membuat pekerjaan ini bermakna bagi saya,” ungkap beliau.

Perspektif tersebut membuat beliau mencermati efek domino yang mungkin muncul di tahap berikutnya. Indahwati fokus menghilangkan hambatan sebelum bagian lain merasakannya dan menutup celah sebelum hal itu sampai pada jalur berikutnya di rantai pasok. Pada sebagian besar kesempatan, tidak ada yang menyadarinya. Dan hal itulah yang penting bagi Indahwati.

Struktur Operasional Logistik

* First In, First Out/First Expired, First Out (FIFO/FEFO)

Selalu siap untuk giliran kerja berikutnya

Sebuah gudang tidak pernah sepenuhnya diam. Order masuk. Truk berdatangan. Sistem diperbarui. Harapan pelanggan meningkat.

“Logistik berubah lebih cepat daripada yang disadari orang,” ujar Indahwati. “Bila kami tidak berubah, kami akan tertinggal.”

Bagi beliau, peningkatan dimulai dari sumber daya manusia. Indahwati pun berinvestasi dalam pelatihan pada berbagai level—dari literasi sistem sampai analisis operasional.

“Sistem berguna hanya jika orang memahami mengapa system itu penting,” lanjut Indah. “Saya ingin tim saya melihat gambaran yang lebih menyeluruh.”

Keyakinan pada pengembangan sumber daya manusia tampak jelas saat beliau memimpin penerapan Sistem Manajemen Pergudangan (Warehouse Management System/WMS) di Unit Surabaya.

Pada saat itu, gudang sangat mengandalkan dokumentasi manual dalam bentuk spreadsheet dan catatan di kertas. Untuk memastikan posisi stok saja dibutuhkan kroscek antarbagian. Beliau melihat peluang untuk memperketat fondasi pengoperasian.

Maka, bekerja sama dengan konsultan dan tim Teknologi Informasi (TI), tim Indahwati merancang ulang alur kerja dan memetakan ulang pergerakan gudang serta penempatan produk. Mereka juga melaksanakan pelatihan langsung di lapangan untuk membantu semua karyawan menyesuaikan diri dengan rutinitas baru.

Penyesuaian membutuhkan waktu. Anggota tim memiliki latar belakang pendidikan berbeda, dan banyak di antara mereka baru mengenal sistem digital. Proses adaptasi membutuhkan kesabaran dan bimbingan terus-menerus, dengan hasil akhir yang jelas sebagai panduan tim untuk bergerak maju.

“Mengubah kebiasaan,” beliau mengenang. “Orang butuh waktu untuk memahami dan memercayai sistem. Sistemnya sendiri harus sesuai dengan kondisi nyata di lapangan.”

Seiring bertumbuhnya rasa percaya diri, hasil pun tampak. Pemakaian ruang menjadi lebih efisien. Proses pemuatan lebih cepat dan lebih teratur. Tingkat kesalahan pengiriman berkurang. Bahkan kemamputelusuran meningkat, sehingga pergerakan stok dan riwayat pengiriman terlihat lebih jelas.

Bagi Indahwati, intinya tetap sederhana.

“Teknologi membantu,” tutur beliau. “Tetapi, faktor pendorong utama terjadinya perbaikan adalah kesediaan orang untuk menyesuaikan diri dan mempelajari hal baru. Kita harus selalu bertanya, ‘Bagaimana cara melakukan ini dengan lebih baik?’”

Kepercayaan yang mengangkat seluruh lini

Saat awal bergabung dengan Unit Surabaya, Indahwati mewarisi sebuah tim yang sedang beradaptasi dengan sistem baru dan standar lebih tinggi. Maka, beliau berfokus pada tiga hal: kepercayaan, komunikasi, dan kerja sama.

“Langkah awal saya adalah kejelasan. Kami dengan saksama mendefinisikan peran dan membahas apa saja yang diharapkan dari masing-masing orang. Tujuannya adalah memastikan bahwa personel paham bagaimana pekerjaan mereka memengaruhi jadwal produksi, urutan waktu transportasi, dan akhirnya pengiriman kepada pelanggan,” jelas beliau.

Pada saat yang sama, beliau tidak memberi arahan tentang apa yang harus dilakukan melainkan mendorong anggota tim untuk bertanggung jawab penuh, berinisiatif, dan memegang kendali atas bidang kerja masing-masing serta mendukung mereka saat mereka berhasil.

“Manusia berkembang saat mereka dipercaya mengemban tanggung jawab,” lanjut beliau. “Tentu saja mereka akan melakukan kesalahan. Tetapi, itu adalah bagian dari proses.”

Seiring waktu, kepercayaan itu memperkuat tim. Supervisor secara proaktif mulai mencari solusi sebelum eskalasi terjadi. Anggota tim berinisiatif memperbaiki dokumentasi dan mengecek ulang stok. Rasa percaya diri meningkat seiring rasa tanggung jawab atas pekerjaan itu sendiri tumbuh.

Bagi Indahwati, standarnya tidak berubah, siapa pun yang memegang peran di situ.

“Kemampuan adalah kemampuan,” beliau melanjutkan. “Bila Anda mampu melakukan pekerjaan, tampillah.” Beliau juga mendorong kaum perempuan di tim beliau untuk memimpin pengembangan proyek, memimpin tim, dan mengemban peran operasional yang lebih luas, bahkan dalam posisi yang secara tradisional didominasi kaum pria. Harapan beliau tetap sama: disiplin, pertanggungjawaban, konsistensi.

Bagi Indahwati, kepemimpinan itu simpel. “Anda memberi kepercayaan. Anda memberi tanggung jawab. Anda memberi bimbingan,” tegas beliau. “Bila Anda memberi semua itu lebih dulu, tim menjadi kuat dan kokoh.”

Di semua gudang dan wilayah operasi tingkat nasional, kaum perempuan terus mengarahkan keputusan yang membuat pangan selalu tersedia secara aman dan dapat diandalkan. Indahwati adalah salah satu dari kaum perempuan itu—tak kenal kompromi dalam menerapkan standar, tetapi murah hati dalam memberi kepercayaan. Pengaruh Indah tampak pada diri setiap anggota tim yang tumbuh dalam bimbingan beliau. #givetogain

Pada Hari Perempuan Internasional ini, kisah beliau menjadi pengingat bahwa kepemimpinan dalam rantai pasok terletak pada kemampuan dan komitmen, tanpa memandang gender.

Anda tertarik untuk mengenal lebih banyak lagi perempuan yang membentuk bidang usaha kami? Silakan bertemu dengan Atika dan Alexandra di sini.